Notice LICIELWeb V2 - Backoffice

La souscription à LicielWeb demande une initialisation et un paramétrage lors de la mise en place. 
Cette étape, qui peut être longue, est néanmoins essentielle permet de mettre en place votre infrastructure en fonction de votre besoin et de sécuriser votre fonctionnement.
Nous vous conseillons d’attribuer du temps pour la configuration et la compréhension de LicielWeb pour éviter des difficultés qui pourraient être pénalisantes. 

 

Pour vous permettre de l’autoformation sur les nouveautés LicielWeb : Webinar Nouveautés Licielweb

et le wikiliciel sur les nouveautés : Nouveautés Licielweb

 

Sommaire

 

 

I. Connexion et pré-requis

Pour vous connecter à votre espace professionnel utilisez le lien suivant http://xxxxxx.liciweb.com/login-back.
Il faut remplacer "xxxxxxxx" par votre nom de sous domaine fournit lors de souscription.

ATTENTION : Afin que LICIELWeb fonctionne pleinement avec LICIEL Diagnostics V4 ou WORD, il faut impérativement installer :

- Liciel V4 sur l'ordinateur (une version de démo suffit)
- Liciel Webdav (qui s'installe dans les répertoires Windows de la V4 préalablement installée)

Pour un meilleur comportement de votre système de travail nous vous invitons à configurer votre réseau interne de la bonne manière comme indiquer dans le Wikiliciel suivant : Notice - paramétrage réseau

 

I.1. Exporter les paramètres d'un LICIEL V4 (suite diag) sur le web afin de les réimporter sur LICIELweb.

Cela permet de récupérer les modèles de rapport et toutes informations sur la société.

Méthode 1
A la première utilisation du cloud V2, cliquer sur le 1) Exportez vos paramètres sur votre compte

 

 

Méthode 2

 

 

Une fois les paramètres envoyés, dans LICIELWeb - outil- paramètres - sauvegarde  importer les paramètres.

 

 

I.2. Créer un compte administrateur

Toujours dans les paramètres, allez dans utilisateur/attestation puis cliquez sur "Ajouter" puis choisissez dans le rôle 'Administrateur'.


 

Déconnectez vous de LiciWeb pour vous reconnecter avec les identifiants (Login et mot de passe) Administrateur nouvellement créé pour poursuivre la configuration.

 

 

Il est judicieux également de créer un compte par collaborateur de votre société. Une fois cela créé, il vous faudra lier chaque V4 au compte associé.

Pour ce faire, aller dans "Outils / Paramètres du logiciel / Informatique et service WEB et renseignez les identifiants et mot de passe correspondant.

 

 

I.3. Activer la numérotation sur le WEB

Sur la machine de référence, aller dans outils / Paramètres du logiciel / Numérotation

Dans l'ordre :
1) Cliquer sur Actualiser la numérotation
2) Cocher la case Utiliser une numérotation sur le Web
3) Cliquer sur Enregistrer la numérotation

 

II. Présentation générale

LICIELWeb reflète à l'identique le fonctionnement de LICIEL V4 en rajoutant des fonctionnalités Web et un nouveau visuel.

 

 

La page principale vous montre cinq points :

  1.  Raccourcis et profil
  2.  l'Accueil avec les liens d'accès rapides aux Factures, Dossiers, Commandes et Planning
  3.  Une carte avec les biens disposés dessus
  4.  Les six prochains rendez-vous avec la possibilité de les afficher
  5.  Le menu pour naviguer dans les différentes parties et sous-parties

III. Détails et fonctions

III. 1. Création d’utilisateur

Lors de la souscription aux services Licielweb, nous vous fournissons un identifiant et mot de passe (Useradmin). Cet identifiant vous permettra de vous connecter en tant qu'administrateur à votre interface de gestion et donc de pourvoir de créer vos différents utilisateurs

  • Diagnostiqueur ( Sans interface Web).
  • Diagnostiqueur ( Uniquement ses dossiers).
  • Diagnostiqueur (Accès à tous les dossiers).
  • BackOffice.
  • Administrateur.

La création de compte vous sera expliqué dans le Wikiliciel suivant : Notice paramétrage Compte Utilisateur
Attention, l'utilisation du compte "UserAdmin" est réservée à la mise en place des comptes utilisateurs. Il ne doit pas être utilisé de manière récurrente.

 

 

III. 2. Raccourcis et profils

Il suffit de cliquer sur les raccourcis pour aller directement sur les pages correspondantes.

Cliquer sur votre nom de connexion puis sur profil pour modifier les données de l'utilisateur.

 

En tant qu'administrateur, vous pouvez modifier les paramètres Utilisateur.  Dans la page, cliquer sur Ajouter pour créer un Utilisateur ou le modifier.

Ci-dessous le menu pour ajouter/modifier les opérateurs. (voir plus bas pour les détails "II. 7.3 Utilisateurs")

 

 

Choisir les accès et la couleur à afficher sur le planning.

 

 

L'onglet "QR Code" vous affiche le code à scanner par l'application mobile.

L'onglet "Rendez-vous clients" vous permet de spécifier les jours et horaires travaillés du technicien. (Utile pour les rendez-vous pris directement par les clients)

III. 3. La Page d'accueil

La page d’accueil permet de visualiser les dossiers sur une carte. 
Cette carte permet de visualiser les dossiers avec ou sans RDV et d’y appliquer des filtres (date RDV, opérateur, état des dossiers…)  
 
   

L'Accueil avec les liens d'accès rapides aux Factures, Dossiers, Commandes et Planning.

Il s'agit là de permettre, en un coup d’œil, d'avoir des informations et de pouvoir atteindre la page voulue en un clic.

 

III. 4. La carte

 

 

Quand on clique sur une maison avec un toit rouge (dossier avec RDV on accède aux informations du RDV et du dossier) 
   
Quand on clique sur une maison avec un toit orange (dossier sans RDV on accède aux informations du dossier) 
   
Il est possible de combiner les deux vues à l’aide du filtre RDV (choisir « tous ») et de pouvoir identifier les dossiers à planifier en plus des dossiers déjà planifiés avec les états des dossiers (Devis confirmés + RDV pris) , afin de pouvoir positionner les RDV de manière optimale. 
   
    
Dans cet exemple nous voyons qu’il serait opportun de prendre le RDV pour le dossier à toit orange, la 
même journée que les deux autres dossiers au toit rouge : le technicien n’aura qu’a traverser la rue pour s’y rendre 

III. 5. Les rendez-vous

En dessous de la carte nous retrouvons les 6 prochains RDV avec un lien pour consulter le détail et renvoyer vers le dossier.  
  
  
 

Cliquer sur "Afficher" afin de visualiser les informations ainsi que la carte où se trouve le bien

 

Il est possible de prendre le petit bonhomme en bas à droite et de le positionner directement sur la carte ou sur une maison pour accéder à street view de google : 
 
   
   
 
Des filtres permettent au-dessus de la carte permettent de gérer l’affichage  des dossiers selon l’état du dossier (par défaut « RDV pris »), avec ou sans RDV (par défaut avec RDV), selon l’opérateur (par défaut « Tous » et selon la date de RDV (par défaut la date du jour) :  
  

 

III. 6. Menu de Navigation

Le menu pour naviguer dans les différentes parties et sous-parties.

IV. Contacts

Cliquez sur "Nouveau" pour créer un nouveau client.     La roue crantée permet de modifier les colonnes.

comme dans LICIEL V4, vous avez la main sur l'affichage des colonnes.

 

Utilisez les filtres pour rechercher un contact ou naviguez sur les différentes pages.

 

 

En passant la souris sur le bouton "particulier", une info Bulle apparaît.

 

 

En cliquant sur le bouton "particulier", la fiche client apparaît.

 

V. Liste des dossiers et création d'un dossier

 

Depuis le menu vertical de droite, on peut accéder à la liste des dossiers (ou depuis la page d’accueil en cliquant sur le bouton compteur 
  
   
  
   
 
 
ETATS DU DOSSIER : 
La frise colorée présente les différents états possibles du dossier et permet de les quantifier. Elle permet d’avoir un tableau de bord de l’état des dossiers en cours et/ou finalisé. 
   
En cliquant sur une étiquette, le système va filtrer les dossiers affichés dans le tableau et on peut combiner avec les autres filtres. 
 
DEVIS ET RDV – Préparer l’intervention : Collecter les informations, deviser et planifier 
- A DEVISER -> Le dossier est créé, mais aucun devis n’a pas encore été généré 
- DEVIS -> Le devis a été généré et envoyé au client, en attente de réponse 
- DEVIS CONFIRMÉ -> Le devis a été accepté, il ne reste plus qu’à prendre le RDV (équivaut aux dossiers à planifier) 
- RDV A REPROGRAMMER -> Un premier RDV a été posé, mais annulé. Le dossier est en attente de replanification 
 
TERRAIN – Intervention en cours : le dossier passe sur la partie terrain Liciel 
- RDV PRIS -> Le RDV a été pris et confirmé avec le client -> Le dossier bascule dans la zone d’échange avec Liciel  
- DIAG EN ATTENTE -> Le technicien a récupéré la mission sur son Liciel, mais n’a pas encore commencer a traiter la mission 
- DIAG EN COURS -> Le technicien a commencé a traiter la mission dans Liciel 
- ANALYSES -> Permet d’identifier les dossiers qui sont en attente de retours d’analyse Labo  
 
RAPPORT ET ADMINISTRATIF – Intervention terminée : préparer l’envoi des comptes rendu au client 
- ADMIN A TERMINER -> La saisie terrain est terminé le dossier redescend dans le back-office via la zone d’échange 
- FACTUR. EN COURS -> La facturation n’est pas encore terminée 
- RAPPORTS/EDITION -> les rapports sont disponibles à l’édition 
- RAPPORTS IMPRIMES -> Les rapports sont prêts à l’envoi ainsi que la facture 
 
CLIENT  - Dossier terminé : Les comptes rendus et factures sont transmis aux destinataires  
- RAPPORTS ENVOYÉ -> Les rapports + factures ont été transmis aux destinataires – la facture est réglée 
- PAIEMENT EN ATTENTE -> Les rapports + factures ont été transmis aux destinataires – la facture n’est pas réglée 
- DOSSIERS CLOS -> Permet d’archiver les dossiers terminés et réglés 
 
ANNULATIONS – Le dossier a été annulé à un moment donné dans le processus de traitement 
- MISSIONS -> Dossiers dont la mission a été annulée avant son commencement
- DIAGNOSTICS -> Dossiers dont la mission a été annulée après avoir  commencer 
 
Cette Etats correspondent à ceux que l’on retrouve dans le logiciel LICIEL v4     
 
   
 
RAPPEL : Possibilité de personnaliser les colonnes affichées et de modifier l’ordre à l’aide de la petite roue crantée située en haut à droite du tableau :  
  
 

Il est possible de sélectionner les colonnes que l’on veut voir afficher sur le tableau en les cochant parmi les choix proposés dans la liste.

Il est également possible de modifier l’ordre des colonnes en les faisant glisser.

Enfin un dernier champ numérique permet de définir le nombre de caractères affichés dans le tableau pour la colonne correspondante.

Il est possible d’afficher un petit volet de lecture sur la droite qui présentera toutes les informations essentielles du dossier en cliquant sur le petit icône en haut à droite : 

Bonnes pratiques pour la recherche dans Licielweb backoffice cliquez ici

 

Choisir un dossier et cliquer sur son numéro de dossier pour ouvrir une nouvelle page. Cette page est comme L'ODM sur LICIEL V4.

 

 

Comme dans LICIEL, vous avez plusieurs onglets (1) qui vous permettent de visualiser/renseigner (pour une création de dossier), toutes les informations administratives.

Dans le côté gauche (2), vous trouverez l'enregistrement, le statut, la fonction importation ( qui ne prendra pas la facturation du dossier sélectionné) ce qui permet de gagner du temps comme le copier coller " Identique au" (3), l'envoi vers l'extranet et l'impression.

 

Si LICIEL V4 est installé sur votre poste sur le c:/, vous pourrez aussi, ouvrir la partie terrain.

"C:\LICIEL_Programmes\LICIEL Diagnostics".

Nécessite l'installation de l'outil WebDav. Plus d'information sur la Notice Gestion / Impression de Rapports depuis le Backoffice

 

V. 1. Créer un dossier  

 
Depuis la liste des dossiers, utiliser le petit bouton « Nouveau » situé en haut à droite de la liste :  
  
 
 
Il faut se représenter le dossier comme une pochette cartonnée qui va centraliser toutes les informations et les documents liés à une même affaire. Nous retrouvons donc dans les dossiers les devis, les OM, les annexes, les rapports, les photos et toutes les informations relatives à ou aux interventions programmées. 
 
Un devis est obligatoirement rattaché à un dossier. Il est établi en fonction des informations contenues dans celui-ci. Il est possible de faire valider ce devis en ligne en le transmettant depuis le dossier. 
 
Le dossier se compose de différents onglets qui vont répondre au traitement d’une information dans un ordre logique et méthodologique auquel chacun pourra s’adapter en fonction des différents scénarios qui se présenteront. 
  
 
 
 
 
Onglet 1 - Mission /Tarif  -> définir le besoin du client et déterminer un tarif 
Onglet 2 - Clients  -> identifier et collecter les coordonnées des différents rôles Donneur d’ordre, propriétaire et occupant. 
Onglet 3 - Immeuble  -> Collecter les informations sur le bien nécessaires à l’intervention 
Onglet 4 - Destinataires  -> recenser tous les interlocuteurs du dossier et les futurs destinataires des rapports Onglet 5 - Planification  –> Positionner un ou plusieurs RDV 
Onglet 6 - Facturation  -> Gérer la facturation du dossier (factures, avoirs, règlements suivi de relance etc.) 
Onglet 7 - Notes    -> Informations internes du dossier 
Onglet 8 - Fichiers  -> Documents liés au dossier (facture, devis, om, rapports, annexes…) 
 

V. 2. – Compléter l’onglet 1 « Missions/Tarif »

Le nouveau dossier s’ouvre directement sur l’onglet 1 
 
2.1 Description de la mission Définir les missions à réaliser (en répondant aux questions ou en allant directement cocher les missions) 
  
   
 
Les différents diagnostics obligatoires du DDT se précochent en fonction des différentes réponses apportées aux points suivants :  
 
- Cadre de la mission (Vente / Location / Gestion) 
- Type de Logement (Maison / Appartement) 
- Date de construction/Permis de construire (49 / 49-97/ >97) 
- Installation Gaz + 15 ans
- Installation Elec + 15 ans
- Zone termites ?  
- Zone Mérule  
- Bien en copropriété 
 
 
2.2 Définir l’origine du contact et les éventuelles conditions  
  
  
  
 
L’origine du dossier permet de qualifier le dossier par une indication qui permettra à posteriori de faire des statistiques sur la provenance des commandes et l’adéquation avec les budgets de communication pour les particuliers en direct et/ou les prescripteurs.  
 
Par exemple, si l’information est renseignée, il sera possible à un moment donné de connaître le nombre de dossier et le chiffre d’affaires généré par une origine et ainsi ajuster ses budgets de communication en conséquence (ex : pages jaunes, site internet etc..)  
  
 
 
Parmi les origines proposées, « Apporteur d’affaires » dédié aux prescripteurs (agences, notaire MOE..) adopte un comportement spécifique, puisque si on choisit cette origine, le système  nous invite à identifier l’apporteur d’affaires et renseigner ses coordonnées. Il est alors possible comme pour tous les autres contacts du dossier de créer une fiche ou d’aller en chercher une existante.  
  
 
 
La particularité du rôle Apporteur d’affaire est que l’on peut maintenant indiquer dans la fiche de l’apporteur une remise négociée et un commentaire pour permettre de reporter toutes les petites particularités que vous pouvez avoir pour un apporteur (exemples : envoi d’une copie papier du rapport – demander tel ou tel personne pour les clés – horaires d’ouverture de l’agence etc.. ) 
 
 
A la sélection de la fiche de l’apporteur ces nouvelles informations (remise négociée et commentaire contact) viennent naturellement s’injecter dans le dossier avec toujours la possibilité de les enlever ou de les modifier.  
 
L’apporteur d’affaires est généralement une personne physique ou morale qui a recommandé vos services et sur lequel on souhaite pouvoir faire des études statistiques commerciales et répondre à toutes ces spécificités négociées en amont. 
 
L’identifier en tant qu’origine du dossier c’est aussi l’identifier en tant que futur destinataire des rapports. 
 
 
2.3 Ajouter les lignes de commandes dans le devis 
  
 
 
3 boutons permettent de générer les lignes de commandes qui seront le corps du futur devis, et de déterminer le montant du dossier.  
 
Bouton CALCUL -> va déclencher la création de la ligne de commande en fonction de ce qui a été renseigner dans la description de mission (2.1) et de la grille tarifaire associée (le type de logement).  
En cas de modification des éléments,  pour mettre à jour la ligne déjà générée, il suffit de cliquer de nouveau  sur le bouton calcul pour effectuer la mise a jour du tarif et de la désignation. 
 
 
Exemple de ligne générée : 
 
 
Le bouton calcul permet donc la complétion et/ou la mise jour des montants du dossier avec une indication visuelle en vert : 
  
 
 
IMPORTANT : Si les éléments du dossier ne permettent pas un calcul le système indiquera la cause qui peut être de deux natures différentes possibles :  
 
Il manque une information : le système refusera le calcul et affichera un message indiquant les éléments non renseignés : 
 
   
 
 
De même si une des missions sélectionnées n’a pas de tarifs renseignés dans le paramétrage, un message indiquera l’anomalie  
 
   
 
Il faudra alors passer en manuel avec le bouton AJOUTER, ou procéder à une modification de la ligne directement avec le petit 
bouton d’édition de la ligne de commande  
 
 Grille tarifaire et bouton Calcul  
 
Le bouton Calcul est en adéquation avec la grille tarifaire afin de déterminer un tarif en fonction de 3 variables : 
 
- Le type de bien = Grille  
Dans le paramétrage de la grille le type de bien correspond à une grille de prix 
  
- La surface = échelle 
- La ou les missions = unitaire ou sous forme de pack 
Une autre variable peut apparaître si l’origine contact est un apporteur d’affaires est qu’une remise négociée est renseignée 
   
- Bouton AJOUTER -> permet de rajouter manuellement un ou des lignes en allant la ou les sélectionner parmi une bibliothèque que l’on peut alimenter depuis le dossier en créant un « PRODUIT ». 
 
Sélection      
   Création  
   
Si on créer un nouveau produit il est possible de le mémoriser pour pouvoir l’utiliser plus tard avec le petit bouton prévu à cet effet. Si on ne clique pas ce bouton le produit n’existera que dans le dossier créé. 
   
 
 
- Bouton REMISE -> permet de générer une ligne de remise (qui sera en négatif) 
 
    ->
 
Quel que soit la manière dont on alimente les lignes de commande, il est possible à tout instant de la supprimer ou la modifier à l’aide des petits boutons situés à l’extrémité de la ligne 
 
Une fois les lignes de commandes renseignées, les montant totaux et de TVA seront mis à jour dans le bloc TOTAL :  
 
   
 
 
Ce premier onglet une fois rempli permet donc de définir les besoins du client selon le contexte et de déterminer un tarif que l’on peut à ce stade déjà communiquer à l’oral. 
 
Il ne manque plus à ce stade que 2 informations importantes pour faire le devis : le client et les infos sur l’immeuble 
 

V. 3. – Compléter l’onglet 2 « Clients »

   
 
- Renseigner les coordonnées du Donneur d’ordre (le devis sera émis en son nom)
- Renseigner les coordonnées du propriétaire (propriétaire vendeur qui figurera sur les rapports) 
- Renseigner les coordonnées du locataire (occupant du bien) 
 
Des petits boutons permettent de recopier les informations du DO, de l’AO ou du propriétaire pour gagner du temps. 
   
 
On peut directement saisir les informations dans les champs affichés, ou aller chercher dans le carnet d’adresse la fiche s’il s’agit d’un contact déjà connu présent dans votre carnet d’adresse (comme une agence ou un notaire..).  
 
Chercher une fiche   
 
ou la créer      
 
On peut choisir de créer la fiche, ce qui revient au même que de remplir directement les champs , à la différence que la fiche pourra être réutilisée pour de futurs dossiers et rattacher à un compte extranet. (Non nécessaire pour les particuliers one-shot, pertinent pour les professionnels ou contact avec qui on sait qu’il va y avoir de la récurrence dans la relation) 
 
 
Une aide à la saisie des adresses permet de pré remplir les informations sur la base de la sélection de l’adresse proposée (CP/VILLE/PAYS) 
  
  
Si l’adresse n’est pas connue par le système (nouvelle rue etc..) on peut valider sur une rue voisine ou adjacente, et derrière inscrire ce que l’on souhaite en définitive même si l’adresse n’est pas exactement géolocalisée.  
 

V. 4. – Compléter l’onglet 3 « Immeuble »

 
- Renseigner l’adresse de l’immeuble (obligatoire pour le devis) 
- Renseigner les informations complémentaires sur l’immeuble (facultatif à l’étape devis)
- Renseigner les dépendances, la catégorie ERP, la présence d’animaux ou autre (facultatif à l’étape devis) 
  
   
  
 
Valider une adresse par ce biais permet de correctement géolocaliser le bien, mais également si ça matche, de valider l’adresse par rapport à la Base nationale des Biens de l’ADEME.  
 

V. 5. – Générer le Devis, le consulter et l’envoyer

 
Une fois toutes les informations connues saisies dans les différents onglets, cliquer sur le bouton « Générer un devis » situé dans la barre latérale de gauche du dossier.  
 
Cliquez ici pour le modèle par défaut :   
 
 
ou ici pour un modèle spécifique :    
 
 
Le système va alors procéder à la génération du devis sur la base du modèle principal défini dans le paramétrage. 
Une fois généré, le système propose de consulter le devis sur PDF ou Word (on peut le modifier) 
Et également de l’envoyer à partir d’un mail personnalisé qu’il est possible de modifier depuis le paramétrage des modèles de mail. 
 
   
 
Pour rappel il est possible et fortement recommandé de personnaliser la boite d’envoi dans la configuration SMTP. 
 
Le mail d’envoi du devis contient un bouton sur lequel le destinataire pourra cliquer pour procéder à la validation du devis, signer le formulaire ADEME et valider la commande (voir prendre RDV après validation selon votre paramétrage) 
 
   
 
Le devis généré se retrouve parmi les fichiers dans l’onglet portant le même nom :   
 
   
 

V. 6. – Validation du devis en ligne

En cliquant sur le bouton, le signataire est redirigé vers une page hors connexion 
 
   
 
Qui reprend le contenu du devis avec les informations du BIEN, de la mission et les références associées. 
Il est rappelé dans cet écran les lignes de commandes définies dans le dossier et donc le montant total du devis. 
  
 
 
Le client doit accepter les CGV, CGI et reconnaître avoir pris connaissance des pré requis nécessaire à l’intervention* 
Il doit impérativement accepter les CGV/CGI et pré requis, mais il n’est pas obliger de renoncer à son délai de rétractation. 
  
  
 
*Documents téléchargeables, définissables par l’administrateur dans le paramétrage de l’entreprise. 
 
  
Le client peut consentir ou non à l’utilisation de ses données personnelles lors de l’envoi ADEME et les opérations de contrôle.    
Il dit obligatoirement répondre OUI ou NON pour procéder à la validation. 
  
  
 
 
Le client doit renseigner son nom, prénom, mail et la mention « Fait à ». 
Il s’agit d’une validation faite sur l’honneur, aussi il appartient à chacun de s’assurer quand c’est possible de le faire, que la signature effectuée lors de la validation est conforme à celle présente sur les documents d’identité qui pourront être demandés le jour de la visite.   
La signature doit être présente pour valider le devis, et il est bien préciser qu’elle sera précédée de la mention « Lu et approuvé ». 
  
Une fois le devis validé (le client a cliqué sur « Donner son bon pour accord » un message apparaît pour confirmer la validation et / ou selon le paré métrage proposer l’étape suivante : la prise de RDV avec ou sans règlement par CB d’un acompte ou de la totalité du devis qui à ce moment-là est devenu une commande.  
  
   

V. 7. – Traitement du devis après validation

 
Une fois le devis validé par le client : 
Le signataire reçoit un e-mail de confirmation contenant en pièce jointe  les documents qu’il vient de signer. 
 
Un e-mail est également transmis pour vous prévenir de son accord, contenant un lien vous renvoyant vers le dossier concerné.  
 
 
L’état du dossier passe alors à « Devis Confirmé » et les documents signés (devis et formulaire ADEME sont stocké dans l’onglet « Fichier » dans un sous-dossier « Documents signés » 
  
   
 
Nous retrouvons ici dans ce répertoire les deux documents signés qui ont été transmis au signataire  
 
Le devis signé  +  Le formulaire ADEME rempli et signé :  
 
  
  
  
 

V. 8. – Poser un RDV : l’onglet 5 « Planification »

 
Pour pouvoir poser un RDV ou plusieurs RDV depuis un dossier il suffit de se rendre dans l’onglet intitulé « Planification » qui va permettre de gérer toute la phase de prise de RDV 
 
   
  
 Un petit récapitulatif des informations du dossier est repris avec un temps estimé de la mission 
déterminé par la grille tarifaire ainsi qu’un rappel du montant du dossier.  
 
 
Si un devis a été validé en ligne, un tableau vient l’indiqué avec un rappel des informations de la validation effectuée  
     
- Lien vers le document validé
- Montant du devis validé 
- Identité du  signataire 
- Date de validation 
- Réponse au consentement ADEME (check vert = « oui », croix rouge = « Non » 
- Renoncement au délai de rétractation (check vert = « oui », croix rouge = « Non ») 
- Date à partir de laquelle on peut poser le RDV en fonction de la réponse au renoncement du délai de rétractation (oui = date de validation, Non = date de validation + 14 jours) – date donnée à titre indicatif 
 
 
Les différents permettent de renseigner au besoin les différentes informations utiles comme l’accompagnateur, l’accès aux clés, date souhaitée pour la livraison des rapport, si la mission sera réglée le jour de la vision et si oui le moyenne de paiement et la machine à plomb affectée à la mission. 
    
Le champ « Durée » défini le temps d’intervention hors déplacement alloué pour le RDV, il est rempli par défaut en fonction de la grille tarifaire (si non renseignée il mettra 1h par défaut) – il est possible de l’ajuster manuellement avant de poser le RDV (ou de modifier cette même durée au moment de poser le RDV) 
 
 
 
  
Une fois toutes les informations utiles renseignées il suffit de cliquer sur le bouton rouge    
Pour pouvoir procéder au RDV, ce qui a pour effet d’ouvrir dans un nouvel onglet le calendrier en mode « AGENDA GÉOLOCALISÉ »  
 
Ce mode permet de visualiser les RDV déjà présents dans le calendrier, avec un code couleur qui permet de mettre en évidence l’éloignement des RDV déjà présent par rapport à celui que l’on est en train de vouloir positionner.  
La référence étant les adresses géolocalisée des RDV donc par défaut les adresses des immeubles des RDV d’intervention ou des adresses saisies manuellement pour les « RDV hors dossier » 
  
  
 
Des petits boutons à droite du planning permette d’affiner l’affichage en fonction des techniciens, de l’antenne ou encore du mode d’affichage (à la journée, par utilisateur, à la semaine ou en semaine groupée) 
 
Une petite légende permet de visualiser la signification des indications visuelles de l’agenda : 
  
 

Les petits icônes s’auto incrémentent en fonction des informations présentent dans le dossier :

Récupérer les clés selon la réponse au champ « accès au clés », s’’il s’agit de récupérer les clés a une agence ou à une autre adresse

 
   
En cliquant sur l’agenda sur la plage horaire souhaitée, une popup s’ouvre et permet de confirmer/affiner le positionnement du RDV :  
 
La popup reprend par défaut toutes les informations utiles pour le dossier + les infos du RDV et tout est modifiable :  
- Le titre reprend le nom/prénom du propriétaire + CP/ville de l’immeuble + missions 
- Il est possible d’indiquer que le RDV doit être confirmé ou pas (il est confirmé par défaut) 
- Dates et heures de début et de fin du RDV (par défaut l’endroit du clique sur l’agenda + durée) 
- L’utilisateur correspond au technicien affecté au RDV 
- La description est un champ libre qui permet de compléter avec des informations spécifiques hors dossier - Indication du N° de dossier + missions 
- Le champ « détail dossier » reprend l’accessibilité des clés, le champ précision + adresse + périmètre de repérage 
- L’adresse du RDV reprise est celle de l’immeuble indiquée dans le dossier 
- On peut indiquer un SMS pour le RDV (rappel et contact) en reprenant ceux des différents rôles du dossier 
 
Le bouton   permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires propres au RDV :  
 
   
 
Il est possible de définir une couleur spécifique pour le RDV qui sera différente de celles utilisées habituellement. 
 
On peut ajouter d’autres techniciens sur le RDV, ce qui aura pour effet de démultiplier le RDV sur les agendas des différents intervenants Et ou d’activer un mode réunion. 
 
  
  
 
Une fois le RDV positionné on le retrouve dans un petit tableau en bas qui permet d’en consulter les informations les plus importantes. 
 
Pour supprimer ou modifier le RDV il suffit de passer directement par le petit crayon. La popup de modification du RDV apparaît. 
 
Lorsqu’un RDV est programmé, mais la date pas encore passée, il apparaît dans la barre latérale gauche du dossier : 
 
    Le RDV est affiché sur le calendrier    
  
 
Le volet de lecture de droite permet de voir le détail En cliquant sur le RDV on accède au détail 
 
     
   

 

V. 9. – Compléter l'onglet "Facturation"

Faire une facture depuis un dossier, un avoir, une facture groupée, les remises en banque, les exports comptables  et les règlements.

 

  • Faire une facture depuis le dossier

Pour faire une facture directement depuis le dossier il suffit de se rendre dans l’onglet intitulé Facturation prévu à cet effet.

Il suffit alors de cliquer sur le petit « + »  N0 de facture

Puis utiliser le bouton « Imprimer » situé dans la barre latérale gauche du dossier

 

 

Une fois la facture générée, celle-ci se retrouve parmi les documents générés dans l’onglet « Fichier »

 

 

  • Faire un avoir 

https://www.liciel.fr/wiki/article/view/2674
Pour faire un avoir  il faut créer une facture en négatif pour la compta (mettre un montant négatif écrira « Avoir » automatiquement sur le document « facture » généré).

Puis dans le paiement mettre « avoir » avec le montant négatif vers la facture concerné : pour avoir « Avoir FA01, -XX€ »
De l’autre côté, ajouter le paiement avec « avoir » avec le montant positif et la réf de la facture qui envoi l’avoir pour avoir « Avoir FA02, XX€ »

 

Si une facture a été créée et que celle-ci n'a pas lieu d'être, il est judicieux de créer un avoir.

Pour ce faire, ouvrir l'ordre de mission et créer une sous facture.

Cliquer sur "Créer une facture", cela voudra dire que vous avez 2 factures, une facture + une sous-facture.
La facture avec un montant et une sous facture avec un montant négatif égal au montant de la facture.
Pour terminer, dans les paiements, il vous suffira d'ajouter dans chacune des factures l'autre facture en tant qu'avoir.

Le fait que chacune des factures sert de paiement à l'autre vient équilibrer la comptabilité et les comptes. 

 

 

Exemple :

Dans notre exemple, les numéros de factures se suivent, mais il est possible d'avoir deux numéros complétement différents (exemple : FA0004 pour l'une et FA0356 pour l'autre).

La facture FA-01-22-031 est la facture pour laquelle nous devons créer un avoir.
La facture FA-01-22-032 est la sous facture du dossier 21/IMO/0009 et du fait qu'elle est en négatif, elle peut être considérée comme un avoir.

Le paiement de la facture FA-01-22-031 est le paiement de la facture FA-01-22-032
Le paiement de la facture FA-01-22-032 est le paiement de la facture FA-01-22-031
Ce qui fait que la facture FA-01-22-031 de 210 € est équilibrée par la facture FA-01-22-0321 de -210 €.

 

 

 

Dans le cas où il y a eu un paiement, vous pouvez "annuler" ou rembourser ce paiement en indiquant le remboursement avec un tarif négatif dans la facture.

 

Si les sous factures ne s'affichent pas dans la liste des dossiers, aller dans Affichage puis cocher, afficher les sous factures.

 

À savoir : Pour imprimer votre avoir, il faudra utiliser le modèle facture. Du fait que le montant est en négatif, le titre sera "Avoir".

 

  • Faire plusieurs factures dans un même dossier
    = Sous facture dispo dans Backoffice :


 
Correspond à avoir 2 factures dans un même dossier : Facture + Sous facture


  • Faire une facture qui regroupe plusieurs dossiers
    Créer un nouveau dossier
    dans le devis on peut faire clic droit sur « Ajouter » et importer les lignes de facturation (commandes) d’un autre dossier :
     
    dans ces cas, là, on fait la manip pour les X dossiers, ce qui nous créé une facture avec l’ensemble des produits des différents dossiers. Possible de renommer les lignes pour dire (facture du dossier X etc)


 

  • Exports comptables
    Différents exports comptables à dispo des principaux logiciels de compta :
    Onglet Compléments > Comptabilité TVA

    Fonctionnalité supplémentaire disponible pour faire un export personnalisé de la comptabilité


  • Remise en banque
    Onglet Compléments > Remise de chèque
    Pas grand-chose à dire dessus, permet de lister tous les chèques encaissés sur les factures, export disponible sur Excel.
    Le bouton « + » permet d’ajouter le numéro de dépôt / remise de chèque sur le chèque concerné

  • Traitement des règlements (encaissements de 3 chéques avec 3 dates d'échéance / d'encaissement difféérentes.. ?)
    Dans l’onglet Devis/facturation du dossier, il suffit d’ajouter 3 paiements distincts avec une date d’encaissement à préciser manuellement :
    Exemple ajout d’un chèque : mettre une date à M+1 de la date du jour, renseigner le numéro de chèque du 2e cheque et le montant manuellement :


Pour un paiement en 3 chèques ça donne :


  • Code comptable client
    À renseigner dans la fiche du client :



Le compte Client Comptable est repris dans le dossier, onglet Facturation si le client est présent dans le dossier :

Côté Relance Facture :

Le Code Client Comptable permet de retrouver le client et de regrouper ses factures pour faciliter :
Onglet Relances factures, bouton « Comptes débiteurs » en haut à droite – affiche les clients avec Code Client Comptable et les factures associées :

Ensuite le bouton Factures permet de lister toutes les factures liée à ce compte client :


 

Et le bouton « Générer » de générer automatiquement le mail de relance global

+ Le code Client Comptable ressort également dans les exports comptables

V. 10. – Publication et envoi des rapports : Onglet 8 : Fichiers

 
Tous les documents de la V4 redescendent dans l’onglet fichiers du dossier 
 
   
 
Le bouton imprimer dans la barre latérale du dossier permet d’’accéder à l’interface de génération des différents documents et également à l’interface qui permet de combiner les Word/PDF pour préparer le document définitif qui sera transmis au destinataires. 
 
                   
 
2  possibilités pour l’envoi des documents :  
 
1 – Transmettre les documents dans un mail classique en pièce jointe (pas de blocage, pas de proposition de règlement CB) 
 
2 – Transmettre les documents via l’extranet avec la possibilité de bloquer et proposer le règlement – mais aussi publier le document sur l’interface du ou des clients professionnels identifiés en tant que destinataires du dossier. 
 
 
1- Pour Joindre le document en pièce jointe et l’envoi classique  
 
Cliquer sur le petit icône trombone depuis la liste des fichiers     
 
   
 
Cliquer sur le bouton « Créer un email » puis procéder à l’envoi 
 
   
 
2  - Pour transmettre les documents via l’extranet, bloquer les rapports et proposer le règlement CB : 
 
Cliquer sur le petit icône en forme de silhouette    
 
  
  
 
 
Une fois les documents publiés on peut  transmettre les rapports depuis l’interface de l’extranet avec le bouton    
De la barre latérale du dossier  
  
        
Puis une fois sur l’extranet choisir le mode d’envoi       
 
 
Par SMS :       
 
 
Par mail :  
 
                           
 
 
Pour rappel, es modèles de SMS/Mail sont personnalisables dans le paramétrage. 
 
Pour gagner du temps il est possible de passer par le petit bouton depuis la barre latérale du dossier    qui permet de déclencher l’envoi de l’alerte de mise à disposition des rapports en proposant de sélectionner le ou les destinataires parmi les contacts déjà présents sur le dossier :  
 
   -> 
 
En sélectionnant ce mode de transmission le client recevra un e-mail de mise à disposition des rapports, sans pièce jointe, mais contenant un lien d’accès.  
 
En cliquant sur ce lien, le client sera redirigé vers un interface de remise des rapports (l’extranet) à partir duquel il pourra télécharger les rapports si ils ne sont pas bloqués.  
 
Si un module de paiement CB est configuré, le client pourra alors réglé la facture pour pouvoir les débloquer et les récupérer. 
 
 
Quel que soit le mode d’envoi sélectionné, les alertes transmises seront historiées dans le détail dans un petit tableau « Historique des envois » à partir duquel on peut retrouver tous les envois effectués dans le détail et la possibilité de faire un renvoi. 
 
 

 

 

VI. Calendrier

Le Calendrier Géolocalisé. Pour accéder à la notice dédiée, consultez cette page.

Version administrateur (visualisation de tous les plannings)

 

 

Version Diagnostiqueur/Utilisateur (ne voit que son planning)

 

(le symbole jaune et noir permet de distinguer rapidement quelle mission doit avoir la machine plomb)

Modifier le type de calendrier en sélectionnant jour/semaine/mois

Dans les paramètres, deux possibilités : Réglage de l'agenda et l'impression des tournées :

VI. 1. Réglages de l'agenda

VI. 2. Partage de l'agenda

Partage de l'agenda Voir Notice Synchronisation Agenda

VI.3. Paramètres des tournées

 

Vous pouvez télécharger les informations de tournée (du jour, du lendemain etc.) de l'opérateur sur votre poste.

 

 

Pour activer les rappels des tournées cliquer sur "Paramètre Tournées Automatiques", cela vous redirigera vers les paramètres (voir chapitre"SMS/Tournées")

 

 

Cliquer sur le bouton "Rafraîchir" pour actualiser l'agenda.

Le filtre "aller à la date" permet d'afficher le jour voulu.

L'encadré "Information générale" résume le rendez-vous.

La partie "Utilisateur" permet d'afficher ou non l'agenda de l'opérateur.

 

 

Cliquez sur "Rendez-vous géolocalisé" pour ajouter un événement en mettant une adresse, ville ou code postal.

 

 

1- Géolocalisez l'adresse en cliquant sur le bouton "Géolocaliser cette adresse"

 

 

2- Lancez l'assistant planning et sélectionnez le jour et l'heure sur le planning puis renseignez les informations complémentaires sur la page ci-dessous.

 

 

Pour finir enregistrer les informations.

VII. Extranet

VII. 1. Paiements

Le menu extranet permet d'avoir un lien direct avec la passerelle d'échanges de documents avec les clients.

 

 

Dans paiements, la liste des dossiers avec l'état de paiement. En cliquant sur le numéro de dossier, vous ouvrez dans une nouvelle page, l'extranet afin de visualiser le dossier.

 

En passant la souris sur l'icône détail, une infobulle s'affiche

VII. 2. Commandes

La liste des commandes, vous montre les commandes ainsi que leurs états. Ci-dessous, deux demande de prise de contact pour le renouvellement ERP.

Cliquer sur le "+" pour l'ouvrir comme ordre de mission.

Dans LICIEL V4, ces deux commandes sont disponibles aux téléchargements dans la zone d’échange Liciweb.

Vous pouvez rajouter vous-même des commandes en cliquant sur Ajouter.

Télécharger les commandes en .liciweb, .docx et en PDF

Pour configurer la confirmation / prise de rdv automatique, merci de consulter la Notice dédiée : Acompte client et prise de rendez-vous

VII. 3. Dossiers

1- Filtre de recherche.

2- Numéro de dossier - Cliquez dessus pour ouvrir le dossier dans l'extranet ( lien notice Wikiciel ).

3- Modifiez le statut des dossiers Payé/Impayé en cliquant sur €.

L'état du dossier montre si un téléchargement a été effectué.

 

VII. 4. Messages

1- Filtres de recherche.

2- Permet de supprimer, voir le type (si c'est un envoi ou une réponse), l'état consulté ou non.

3- Répondre aux mails ou les consulter.

 

VIII. Compléments

Suivant les droits accordés vous aurez différentes propositions.

 

Menu avec tous les droits (Compte Backoffice / Administrateur)

Menu restreint (Compte Diagnostiqueur)

VIII. 1. Statistiques

Pour exporter en Excel différentes données.

 

VIII. 2. Gestion / Comptabilité

Par exemple : cliquer sur Factures, choisir les dates, puis cliquer sur "Exporter".

 

 

Vérification des erreurs de facturation/ Gestion des doublons

 

Ci-dessus deux dossiers avec la même facture.

VIII. 3. Remises de Chèques

 

VIII. 4. Frais Kilométriques

Ci-dessous un visuel des frais Kilométriques en mode Administrateur. Il suffit de sélectionner un mois et un opérateur pour afficher ses informations.

 

En Mode utilisateur, le diagnostiqueur ne verra que ses informations.

VIII. 5. Justificatifs Achats

Ici la liste de vos achats sera affichée. Vous pourrez les consulter et/ou télécharger les preuves d'achat / notes de frais (soumise depuis l'Application Mobile)

 

 En cliquant sur Ajouter, mettre un titre, le prix et télécharger la preuve d'achat.

VIII. 6. Relances Factures

 

  1. Sélectionner le tableau à visualiser
  2. Filtres de visualisation : Recherches / Date / Opérateurs etc.
  3. Télécharger : Permet de télécharger une archive ZIP contenant toutes les relances en fonction d'une date de génération
    Lancer les relances sélectionnées : Créer une archive ZIP avec les relances sélectionnées (Récupérable avec le bouton précédent)
    Faire une relance par mail : Génère les relances des dossiers sélectionnés et les envois par mail aux clients
    Modifier les paramètres : (voir Image ci-après) 
  4. Filtres d’état des relances
  5. Coches de sélection : Si la ligne est cochée, elle est traitée
  6. Choix de faire les relances ou non : En cliquant sur le signe
  7. Envoi manuel de la relance : Envoi la relance de la ligne choisie

 

En cliquant sur paramètres, modifier les échéances et type de modèles à utiliser.

IX. Outils

  1. Cela vous envoie sur le site internet LICIEL pour commander en ligne des produits LICIEL (lien ici).
  2. Ouvre la page "Mon compte" de LICIEL
  3. Installe un outil (WEBDAV) pour ouvrir l'outil d'impression de LICIEL V4 (Notice)
  4. Ouvre les paramètres LICIELWeb

IX. 1. Les Paramètres LICIELweb

Comme dans la V4, il faut renseigner les informations société. Pour se faire, cliquer sur " I informations " et Enregistrer

IX. 2. Logo et pieds de pages

Identique aux paramètres LICIEL V4

 

IX. 3. Utilisateurs

Comme indiqué précédemment ("II. 1. Création comptes"), il est possible de créer plusieurs comptes utilisateur avec plusieurs rôles différents.

Nous vous invitons à consulter la notice dédiée pour les créations de compte ci-contre :  Notice paramétrage Compte Utilisateur

 

 

IX. 4. Comptabilité/RIB-IBAN - Numérotation - Tarifs - Contacts

Il s'agit là des mêmes paramètres que l'on retrouve dans LICIEL V4.

IX. 5. Sauvegarde

IX. 5.1. Partie paramètres logiciel

Importer/Exporter des Paramètres de configuration. (voir notice Transfert des paramètres)

 

IX. 5.2. Volume de données

Cette option permet de consulter et gérer le volume de dossiers sur nos serveurs.
Vous avez la possibilité de consulter la taille de stockage, le nombre de dossiers et le nombre de fichiers sur nos serveurs concernant vos dossiers.

 : Affiche la liste des dossiers les plus volumineux pour permettre un tri plus précis (dossier par dossier).
 : Permet de libérer de l'espace en supprimant les dossiers datant d'avant une date précise (année par année) choisie par vos soins.

Pour , veuillez suivre la notice ci-après.
Pour pouvoir effectuer cette action, il vous faudra saisir un code d’authentification temporaire. Pour récupérer ce code, cliquez sur "Envoyer le code d'accès par email".

Choisir Extranet ou Backoffice et la date pour laquelle il faut supprimer tous les dossiers antérieurs à celle-ci :

Les Logs permettre de suivre les suppressions en cours.

On retrouvera la liste des dossiers supprimés dans la liste des dossiers bannis :

IX. 6. Apparence

  1. Choisir la couleur de l'application
  2. Sélectionner l’icône de l'application (en haut à gauche de la page internet)
  3. Enregistrer

IX. 7. Email (SMTP Configuration)

Paramétrages d'envoi de mail et de SMS (SMTP). Consulter la Notice Paramètres de configuration SMTP

IX. 8. SMS/Tournées

Gérer vos paramètres de rappel de Rendez-vous par SMS.

IX. 9. Modèles (Mails/SMS/Rapport)

Vous permet d'éditer les modèles de vos différents mails / SMS.

Pour éditer un modèle, ouvrez ce dernier et entrez en brut le texte de votre choix.

Pour récupérer des informations depuis le dossier, faites un Glisser/Déposer pour que la balise texte se mette en place dans le corps du message.

IX. 10. Paramétrage Cloud

Paramétrages Cloud communs pour votre société. Voir la Notice Paramétrages Cloud.

IX. 11. Réglages Application Mobile

Vous permet de consulter / bloquer les activations sur l'application mobile.

Plus d'informations sur la Notice dédiée: Application Mobile

IX. 12. Réglages Extranet

Vous permet de gérer le paramétrage de votre Bureau en ligne Extranet (Notice)

IX. 13. Base de données

A l'identique de la V4, modifiez les menus déroulants et liste de Villes

X. AIDE

Pour un prise en main à distance, cliquer sur Assistance à distance.

Mise à jour vous envoie sur la page web Wikiliciel - Historique des mises à jour

Formation en ligne vous envoie sur notre site internet à la page des Vidéos de formations

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