Liciel V4 : logiciel terrain avec lequel vous réalisez vos diagnostics.
LicielWeb (Backoffice): logiciel pour la gestion commerciale et administrative, avec la réalisation et la signature des devis en ligne, l’envoi des factures, la gestion des rendez-vous, etc. Cet espace est UNIQUEMENT dédié à vous, les clients n’auront pas accès à cet espace.
Extranet : espace client où vous mettez vos rapports à disposition des clients après paiement. Vous avez la possibilité de créer des espaces clients pour vos clients réguliers tels que les agences immobilières.

Etape 2 : Vérification des informations utilisateurs

Le paramétrage du logiciel terrain V4 est obligatoire en amont. S’il n’y a pas de paramétrage sur la V4, la liaison avec LicielWeb n’a pas d’intérêt à être faite. En effet, vous n’importerez aucune information dans LicielWeb.

Ouvrez le logiciel terrain V4 et vérifiez que vous avez rempli toutes vos informations en cliquant sur : « Outils » – « Paramètres du logiciel » – « Entreprise » – « Coordonnées / Utilisateur ».

Ensuite, toujours dans l’onglet « Entreprise », cliquez sur « Opérateurs / attestations ». A cet endroit, vous verrez tous les opérateurs travaillant sous votre licence. Afin que le paramétrage soit le plus optimal sur LicielWeb, il est préférable que tous les opérateurs soient enregistrés sur l’ordinateur de référence.

Si vous avez plusieurs certifications, vous devrez les ajouter une à une, puisque chaque certification a un numéro différent et a une date d’échéance différente.

Etape 3 : Lancement de la synchronisation

1. Vous possédiez le Cloud avant d’avoir souscrit à LicielWeb

Dans le cas où vous avez souscrit le Cloud auprès de notre service commercial ou depuis notre site internet, avant d’avoir souscrit les services LicielWeb, dans ce cas, suivez les instructions ci-dessous.

A savoir que le Cloud sert à envoyer et recevoir les dossiers clients et à les stocker de manière sécurisée. Dans le cas où vous perdez ou que vous vous faites voler votre ordinateur ou tablette, vos données seront stockées et vous pourrez les récupérer.

Pour lancer la synchronisation : Allez sur le logiciel terrain V4, cliquez sur « Dossier partie terrain » – « Liciel Cloud » – « Paramétrage de synchronisation LICIEL CLOUD ». La fenêtre « Options LICIEL Cloud » apparaîtra, comme vous pouvez voir sur la capture d’écran ci-dessous. Faites les paramétrages nécessaires en fonction de vos besoins.

Vous retrouverez les explications au point n°3 intitulé « Explication de la fenêtre options LICIEL CLOUD» (cliquez sur le lien).

Quand le paramétrage est terminé, cliquez sur « Valider ».

Ensuite, cliquez sur « Outils » – « Paramètres du logiciel » – « Sauvegarde » – « Partie Paramètres logiciel ». Cliquez sur « Envoyer tous les paramètres sur Internet ».

A savoir que si vous faites des modifications sur la partie « Paramètres du logiciel » de la V4, au lieu de les ajouter également manuellement sur LicielWeb, vous pourrez cliquer sur « Envoyer tous les paramètres sur internet » et récupérer les changements, comme indiqué dans l’Etape 4.

2. Vous ne possédiez pas le Cloud avant d’avoir souscrit LicielWeb

Dans le cas où vous n’avez pas souscrit le Cloud auprès de notre service commercial ou depuis notre site internet, avant d’avoir souscrit les services LicielWeb, celui-ci s’activera avec l’activation de vos services.

Pour lancer la synchronisation : Allez sur le logiciel terrain V4 et cliquez sur « Dossier partie terrain » – « Liciel Cloud » – « Lancer l’outil de synchronisation Liciel Cloud ». La fenêtre ci-dessous apparaîtra :

Cliquez sur « Envoyer les paramètres de cet Ordinateur ».

Puis cliquez sur « Choisir cet ordinateur (par exemple le serveur) ».

Enfin, cliquez sur « Paramétrage ». La fenêtre « Options LICIEL Cloud » apparaîtra, comme vous pouvez voir sur la capture d’écran ci-dessous. Faites les paramétrages nécessaires en fonction de vos besoins.

Vous retrouverez les explications au point n°3 intitulé « Explication de la fenêtre options LICIEL CLOUD» (cliquez sur le lien).

Une fois ce paramétrage terminé, cliquez sur « Valider ».

3. Explication de la fenêtre « Options LICIEL CLOUD »

Activer Liciel CLOUD sur tous les postes de la société : Activation du Cloud sur tous les postes pour que les dossiers puissent être sauvegardés sur le Cloud et être présents sur LicielWeb.

Utiliser un paramétrage commun à tous les postes : Vous appliquez un paramétrage commun à tous les postes de votre société. De ce fait, les paramétrages faits sur le poste de référence seront appliqués sur tous les autres postes de la société. Ainsi, dès que vous ferez un changement de paramétrage sur un poste, les modifications seront appliquées sur les autres postes que vous avez.
Ne pas avertir qu’un dossier plus récent existe sur le CLOUD : A cocher si vous ne souhaitez pas être averti.

Ne pas importer la facturation LICIEL Diag V4 dans LicielWeb : A cocher si vous ne souhaitez pas que la facturation faite sur le logiciel terrain V4 soit importée vers LicielWeb (nous vous conseillons de ne pas sélectionner cette case).
Utiliser un paramétrage différent sur ce poste : A cocher sur votre poste si vous ne souhaitez pas un paramétrage commun à celui réalisé sur le poste de référence. De ce fait, vous pourrez faire les paramétrages que vous désirez sur votre poste.
Forcer l’activation de LICIEL CLOUD sur ce poste : A cocher pour s’assurer que le Cloud s’active en permanence (nous vous conseillons de toujours le cocher).

Envoyer les dossiers postérieurs au XX/XX : En cochant cette case, vous envoyez des dossiers présents sur votre logiciel terrain V4, vers le Cloud, en fonction de la date choisie. Vous pouvez décider de ne pas envoyer la totalité de vos dossiers sur le Cloud afin de ne pas dépasser les 30 Go de stockage. Dans ce cas-là, veillez à bien sauvegarder sur un disque dur, les dossiers que vous n’aurez pas envoyés sur le Cloud.

A l’avenir, si vous souhaitez supprimer des dossiers sur le Cloud, veuillez suivre ces instructions.

Récupérer les dossiers non présents, prévus après le XX/XX : A cocher si vous souhaitez récupérer des dossiers présents sur le Cloud mais qui ne sont pas présents sur votre logiciel terrain V4, et donc sur votre ordinateur. Ci-dessous, des exemples

Si vous êtes seul dans votre société et vous avez 2 postes : vous pourrez cocher cette case sur l’ordinateur où vous réalisez votre administratif puisqu’il s’agit du PC où vous stockerez l’ensemble de vos dossiers. Tandis que sur votre tablette terrain, vous pouvez décocher cette case + cocher la case « utiliser un paramétrage différent sur ce poste ». De ce fait, vous aurez tous vos dossiers sur votre ordinateur et le stockage de votre tablette ne sera pas saturé.

Si vous êtes 2 diagnostiqueurs dans votre société : en cochant cette option, vous récupérerez les dossiers de votre collègue diagnostiqueur, puisqu’ils auront été envoyés sur le cloud au préalable. Etant donné que ces dossiers étaient présents sur le PC de votre collègue et non sur le vôtre, vous les récupérerez sur votre PC. Libre à vous, en tant que gérant de la société, d’avoir un poste où vous avez tous les dossiers.

Si vous êtes plusieurs diagnostiqueurs et que vous avez une assistante administrative dans votre société : dans le cas où votre assistant administratif a un accès au logiciel terrain V4 sur son PC, elle pourra cocher cette case. Cela permettra que tous les dossiers soient présents sur son ordinateur, laissant ainsi l’espace de stockage des tablettes terrains des diagnostiqueurs. Pour ce faire, il devra cocher cette case. Tandis que pour les diagnostiqueurs, ils devront décocher cette case + cocher la case « utiliser un paramétrage différent sur ce poste ».

Mettre à jour les dossiers présents sur le poste : A cocher si vous souhaitez que les dossiers mis à jour sur LicielWeb soient mis à jour sur votre poste (V4).
Récupérer les données pour réaliser les statistiques sur cet ordinateur (Chiffre d’affaires, COFRAC …) : A cocher si vous désirez récupérer certaines statistiques.

Synchroniser uniquement entre 22 et 7 : Synchronisation Cloud uniquement sur une tranche horaire précise.
Ne pas envoyer systématiquement les dossiers sur le cloud : A cocher si vous ne désirez pas envoyer en permanence les dossiers sur le cloud.

Actualiser l’icône relative à l’état de synchronisation : A cocher si vous souhaitez que l’icône de Liciel Cloud s’actualise.

4. Etat de synchronisation sur le logiciel terrain V4

Etape 4 : Paramétrage LicielWeb avec « useradmin »

Rendez-vous sur la page LicielWeb que vous avez ouverte précédemment et connectez-vous avec l’identifiant et le mot de passe récupérés dans l’e-mail.

Pour information, le paramétrage avec l’identifiant « useradmin » ne sert qu’au paramétrage sur LicielWeb. Dans l’éventualité où vous perdez votre propre identifiant ou votre mot de passe, vous pourrez le retrouver en vous connectant avec « useradmin ».

Pour importer les paramètres du logiciel terrain V4 vers LicielWeb, cliquez sur « Outils » – « Paramètres du logiciel » – « Partie Paramètres logiciel » – « Importer dans LicielWeb les paramètres sauvegardés sur Internet ». Une fenêtre apparaîtra et veuillez cocher toutes les cases étant donné qu’il s’agit de la première importation.

Une fois l’importation terminée, vous pourrez cliquer sur « Entreprise » – « Informations ». Vous retrouverez toutes les informations de votre société importées sur LicielWeb.

Ensuite, cliquez sur « Entreprise » – « Utilisateurs / Attestation » et ajoutez ou modifiez les profils utilisateurs, en fonction de vos besoins. Ces profils permettront par la suite de vous connecter sur votre compte LicielWeb, aussi bien pour vous-même que pour les autres diagnostiqueurs que pour le personnel administratif.

Ci-dessous, le tableau récapitulatif des profils utilisateurs :

Si vous êtes seul dans votre société, vous aurez le profil « Administrateur ».

Si vous êtes plusieurs dans l’entreprise, ajoutez tous les profils ayant besoin d’avoir un accès à LicielWeb.

Dans la partie « Paramètres utilisateurs », vous verrez votre profil importé depuis le logiciel terrain V4. Pour modifier le profil déjà existant et ainsi faire le paramétrage nécessaire, veuillez suivre les manipulations suivantes :

Cliquez sur le carré orange pour éditer un profil.
Choisissez le rôle en fonction de vos besoins : le rôle détermine les accès de chaque utilisateur (veuillez vous référer au tableau ci-dessus).
Le login est votre nom-prénom, mais vous avez la possibilité de le modifier vous-même.
Le mot de passe est généré automatiquement, vous ne pouvez donc pas le modifier par vous-même.
Inscrivez votre nom de famille et votre prénom.
Tapez l’adresse postale de la société ou de votre maison personnelle.
Cliquez sur « map monde» afin de vérifier l’adresse postale et qu’elle mette à jour la carte de l’accueil.
Ajoutez votre adresse e-mail (devant être différente de celle de l’extranet), qui servira à envoyer la veille un e-mail récapitulatif des rendez-vous du lendemain.
Inscrivez votre numéro de téléphone.
En fonction de votre rôle :
1. Diagnostiqueur : sélectionner « réalise des diagnostics» et « Listé sur le calendrier ».
2. Personnel administratif : ne cochez aucune case.
Sélectionnez la couleur qui apparaîtra sur l’agenda pour le diagnostiqueur.
Cliquez sur « Attestations / Certifications» pour vérifier que les certifications ont bien été ajoutées au profil pour les personnes réalisant des diagnostics.
Cliquez sur « Editer» pour enregistrer vos modifications.

Dans l’éventualité où vous avez plusieurs diagnostiqueurs enregistrés sous votre logiciel terrain V4, il vous suffira de cliquer sur « Ajouter ». Vous verrez apparaître le nom et prénom de celui-ci. Veuillez le sélectionner et entrer les informations le concernant.

Dans le cas où vous avez du personnel administratif dans votre société, vous devrez les ajouter manuellement. Ils auront soit le profil « Administrateur » ou « Backoffice ». Etant donné qu’ils ne feront pas de diagnostic, vous ne devrez pas cocher « Réalise des diagnostics » et « Listé sur le calendrier ».

Il est possible que des diagnostiqueurs ne travaillant plus pour vous aient une ligne qui apparaît dans « Paramètres Utilisateurs ». Si c’est le cas, NE SUPPRIMEZ JAMAIS CET UTILISATEUR. Il vous suffira simplement d’éditer son profil, de cocher « Bloquer », puis de cliquer sur « Editer » pour enregistrer les modifications.

Pourquoi ne pas supprimer l’utilisateur ? Si vous supprimez l’utilisateur, vous ne pourrez pas reprendre le dossier fait par ce même diagnostiqueur sur le logiciel terrain V4. En le bloquant (= désactivé), vous pourrez reprendre ses dossiers sur la V4.

Ensuite, copiez votre identifiant et votre mot de passe. Pour voir votre mot de passe, il vous suffit de cliquer sur l’icône représentée par un œil.

Déconnectez-vous du compte « Useradmin ».

Etape 5 : Liaison LicielWeb avec le logiciel terrain V4

Connectez-vous sur LicielWeb avec l’identifiant et le mot de passe récupérés précédemment et enregistrez-les sur votre page internet.

Ajoutez le lien LicielWeb et Extranet et mettez-les sur la barre de favoris.

Faites la liaison entre LicielWeb et V4 : Allez sur le logiciel terrain V4, cliquez sur « Outils » – « Paramètres du logiciel » – « Informatique et Service Web » – « Service Web ». Dans « Paramètres du compte LicielWeb (Backoffice) », inscrivez l’identifiant et le mot de passe avec lequel vous vous êtes connecté sur le compte LicielWeb et cliquez sur « Tester ».

Vous devriez voir apparaître une petite fenêtre indiquant « identifiant correct ».

Fermez la fenêtre des paramètres et enregistrez les modifications.

Faites ces manipulations sur tous les postes où le logiciel terrain V4 est présent. Chaque poste V4 doit être connecté à son propre compte LicielWeb.

Toujours sur le logiciel terrain V4, en haut à droite de l’écran, cliquez sur « Fichier » – « Zone d’échange des diagnostics sur le web ». Ensuite, vous pouvez cliquer sur la petite roulette en gris et vous pourrez voir les 3 zones d’échanges disponibles :

Entreprise: afficher les RDV prévus le jour J et J+1
Cloud: affiche les dossiers dans le cloud,
Extranet: affiche les commandes Extranet et peut les remonter

Etape 6 : Numérotation sur le logiciel terrain V4 et LicielWeb

Restez dans le logiciel terrain V4 et cliquez sur « Outils » – « Paramètres du logiciel » – « Entreprise » – « Numérotation ».

Modifiez la codification pour les dossiers, les devis et les factures, en fonction de vos besoins et gardez le nom du sous-répertoire de stockage. Faites un copier de cette numérotation et collez les mêmes n° dans LicielWeb et enregistrez les modifications.

Ajouter la codification sur chaque logiciel terrain V4 afin qu’elles soient similaires à tous les postes V4 de votre société.

Attention, NE JAMAIS COCHER « Numéro de factures identiques au numéro de dossier» car tous les dossiers ne se transformeront pas en facture.

Changez le nom de l’opérateur seulement SI %OPE est mis dans le n° de dossier.

Si OPE activé, lors de la prise de commande, l’opérateur devra toujours sélectionner le diagnostiqueur sur LicielWeb pour que son nom apparaisse dans le n° de dossier

Cliquez sur « Actualiser la numérotation ». Cela affichera les n° de dossiers, devis et factures présents sur votre logiciel V4 uniquement. Ensuite, cliquez sur « Utiliser une numérotation sauvegardée sur le Web ». Cela permettra la synchronisation de la numérotation entre la V4 et LicielWeb en terme de numéro de dossier.

A savoir que la numérotation web permet que l’ensemble des postes et LicielWeb puissent communiquer ensemble et ainsi éviter les doublons dans la numérotation.

Dans le cas où vous constatez que le prochain numéro n’est pas cohérent avec votre activité, modifiez donc les prochains numéros (dossiers, devis et factures) afin qu’ils se suivent. Pour savoir où vous en êtes dans votre numérotation, rendez-vous sur LicielWeb ensuite :

Cliquez sur « Dossiers».
Sélectionnez les roulettes situées en haut à droite de l’écran.
Cocher n° de devis et n° de facture.
Cliquez sur « Enregistrer».
Cliquez sur les 3 colonnes (n° dossier, n° devis et n° facture) pour voir les derniers numéros.

Une fois que vous avez les derniers numéros, veuillez inscrire le prochain n° de dossiers, de devis et de facture sur le logiciel terrain V4 et cliquez sur « Enregistrer la numérotation ». Si vous actualisez la même page sur LicielWeb, vous verrez bien que les mêmes chiffres s’affichent que sur le logiciel terrain V4.

Si vous avez plusieurs postes sur votre logiciel terrain V4, veillez à toujours cocher « Utiliser une numérotation sauvegardée sur le Web ». Vous n’aurez pas besoin de mettre à jour les n° de dossiers, devis et factures puisque cela aura été mis à jour sur le PC de référence. Cliquez sur « Actualiser la numérotation » puis « Enregistrer la numérotation ».

Etape 7 : Liste de tarifs

Dans le cas où aucune liste de tarifs n’était enregistrée au préalable sur LicielWeb, il faut se rendre dans « Outils » – « Paramètres du logiciel » – « Entreprise » – « Tarifs ». Ici, on pourra retrouver tous les tarifs que vous avez réalisés sur le logiciel terrain V4 et qui ont été ajoutés suite à l’import des données.

Etape 8 : Importer les contacts

Pour vérifier que vos contacts ont bien été ajoutés sur LicielWeb, il vous suffit de cliquer sur l’onglet « Contacts » comme sur la capture d’écran ci-dessous :

Dans l’éventualité où les contacts n’ont pas été importés depuis votre logiciel terrain V4, vous devrez le faire manuellement.

Pour importer les contacts, cliquer sur « Outils » – « Paramètres du logiciel » – « Liste des contacts » – « Ouvrir l’outil d’import / export ». Une fois cela fait, on verra afficher la liste des contacts du diagnostiqueur. Il faut cliquer sur « Fichiers » – « Exporter les éléments vers un fichier Excel ».

Une fois que le fichier Excel a été exporté, on se rend sur le compte Administrateur et on clique sur « Outils » – « Paramètres du logiciel » – « Entreprise » – « Contacts ». Il faudra bien cliquer sur le bouton « Importer ».

Il suffit de retourner sur « Contacts» pour voir la liste des contacts qui a été importée du logiciel terrain V4 vers LicielWeb.

Etape 9 : Webdav

L’outil Webdav sert à générer des rapports, ouvrir le module d'impression du logiciel terrain V4, ouvrir les devis et les factures, ainsi qu’ouvrir un dossier Partie Terrain directement depuis votre navigateur. Cet outil est nécessaire pour l’utilisation optimale de LicielWeb.

Le téléchargement se fait directement depuis LicielWeb et prend moins d’1 minute.

Etape 10 : Paramétrage terminé

Le paramétrage de votre logiciel terrain V4 et de LicielWeb est terminé.

Maintenant, il vous reste à réaliser des manipulations supplémentaires afin de rendre LicielWeb optimal. Vous pouvez retrouver toutes les étapes à finaliser dans le guide de démarrage au format PDF :

L’ajout des 4 documents d’entreprise en PDF (CGV, CGI, Prérequis à la réalisation des diagnostics, formulaire de rétractation) est essentiel pour la validation en ligne des devis (voir l’information ICI).

Pour ajouter ces documents, cliquez sur « Outils » – « Paramètres du logiciel » – « Entreprise » – « Documents entreprise ». Il vous suffit de cliquer sur « Ajouter un document » et vous pourrez ajouter un à un les documents demandés.

L’ajout des grilles tarifaires est fortement recommandé. En effet, ces grilles tarifaires vous permettront un gain de temps considérable lors de la réalisation des devis et vous évitera d’ajouter manuellement des packs tarifaires.

Pour réaliser cette grille tarifaire, cliquez sur « Outils » – « Paramètres du logiciel » – « Extranet » – « Grille tarifaire ». Si la page n’apparaît pas, il vous suffit de la rafraîchir.

Pour vous aider à réaliser cette grille, vous pouvez consulter notre chaîne Youtube contenant une vidéo explicative sur la grille tarifaire.

Le paramétrage du SMTP permet de donner l’autorisation à LicielWeb d’envoyer des e-mails depuis votre espace, avec votre adresse mail professionnelle. Cela évitera que les clients reçoivent un e-mail avec une adresse NOREPLY et évitera que les e-mails arrivent dans les SPAMS / Courriers indésirables.

Pour réaliser les modifications, il vous suffit de cliquer sur « Outils » – « Paramètres du logiciel » – « Info. et Service Web » – « E-mail (SMTP Configuration) ».

En fonction de la boîte mail avec laquelle vous avez créé votre mail professionnel, la manipulation ne sera pas la même :

Adresse e-mail créée avec Gmail ou Outlook : notice explicative
Adresse e-mail créée avec Aromail d’Arobiz, OVH, Orange : notice explicative

La personnalisation de l’Extranet qui est l’espace client. Cela signifie que c’est l’endroit où vos clients récupéreront leur dossier suite au paiement. Il est ainsi primordial de personnaliser cet espace.

Pour personnaliser de l’Extranet, vous devrez cliquer sur « Outils » – « Paramètres du logiciel » – « Extranet ». Ensuite, la personnalisation se fera via l’onglet « Informations de la société » et « Affichage ».

ATTENTION : seule la police d’écriture et la mise en page ne peuvent pas être modifiées.

Pour une meilleure compréhension et utilisation de l’extranet, vous pouvez consulter cette notice WikiLiciel.

La mise en place d’un système de paiement peut se faire uniquement avec Payplug ou Paypal. Cela signifie que dans le cas où vous utilisez les paiements via votre banque, nous ne pourrons pas affilier ce mode de paiement à votre compte LicielWeb.

Etape 11 : Ressources utiles à la finalisation du paramétrage

Afin que vous preniez en main correctement LicielWeb, nous vous avons mis à disposition plusieurs ressources utiles :

Chaîne YouTube Liciel Environnement
Formations Backoffice et Extranet
Inscription au Webinar Foire aux questions
Replay Webinar
Notices WikiLiciel
Groupe Facebook d’entraide
Guide de démarrage(cliquez sur le lien en haut de l’article)

Informations utiles

Modification de vos informations entreprises dans le logiciel terrain V4

Dans l’onglet « Entreprise » du logiciel terrain V4, que vous pouvez voir sur la capture d’écran ci-dessous, vous trouverez toutes les informations liées à votre entreprise de manière globale.

Sachez que ces informations sont en local. Cela signifie que si vous faites des modifications dans l’onglet « Entreprise » de votre logiciel terrain V4, elles ne seront pas synchronisées automatiquement avec votre compte LicielWeb.

Dans l’éventualité où vous faites des modifications dans cet onglet, en ajoutant par exemple, un nouvel opérateur, de nouveaux tarifs ou en modifiant votre comptabilité, vous devrez impérativement faire une manipulation pour les envoyer vers LicielWeb. Si vous ne faites pas cette manipulation, les informations resteront uniquement sur le logiciel terrain V4 et ne seront pas modifiées dans LicielWeb.

Dès lors que vous avez fait les modifications, vous devrez cliquer sur « Outils » – « Paramètres du logiciel » – « Sauvegarde » – « Partie Paramètres logiciel ». Cliquez sur « Envoyer tous les paramètres sur Internet ».

Ensuite, ouvrez le compte LicielWeb de l’administrateur et cliquez sur « Outils » – « Paramètres du logiciel » – « Sauvegarde » – « Partie Paramètres logiciel ». Cliquez sur « Importer dans LicielWeb les paramètres sauvegardés sur Internet ». Sélectionnez les éléments que vous souhaitez importer uniquement et cliquez sur « Lancer l’importation ».

Ensuite, vous pourrez vérifier sur LicielWeb, dans l’onglet « Entreprise », que les informations ont bien été ajoutées.

Tout ce que vous venez de lire peut se faire dans l’autre sens, c’est-à-dire de LicielWeb vers le logiciel terrain V4. Par exemple, vous venez de modifier une information sur LicielWeb. Pour l’importer vers la V4, il vous suffit, depuis LicielWeb, de cliquer sur « Outils » – « Paramètres du logiciel » – « Sauvegarde » – « Partie Paramètres logiciel ». Cliquez sur « Envoyer les paramètres sur Internet ».

Ensuite, aller sur le logiciel terrain V4. Cliquez sur « Fichier » – « Importer la configuration depuis internet ». Il vous suffira de sélectionner l’éléments que vous souhaitez importer dans votre V4.

Application mobile Liciel

Vous pouvez télécharger l’application « Liciel V2». Cette application sera relié à votre environnement LicielWeb.

Cette application est disponible sur l’App Store et sur Google Pla Store. Avec cette application, vous pouvez :

Voir les rendez-vous du jour J et J+1 (agenda) et ouvre le GPS grâce à la feuille de route
Création de nouveaux dossiers
Voir vos dossiers contenant les missions, les contacts, les devis et prendre rendez-vous si besoin
Création de nouveaux rendez-vous
Prise de notes
L’ajout de justificatifs
Accès rapide à LicielWeb

Afin de connecter son compte LicielWeb à l’application, il faut déjà télécharger l’application. Ensuite, il faut ouvrir son application « Appareil photo » puis scanner le QR présent dans LicielWeb. Il faut donc cliquer sur son nom et prénom affichés en haut à droite de l’écran, puis cliquer sur « Profil ». Une fois cela fait, l’application se connectera au compte LicielWeb.

De plus, l’application permet d’ouvrir Plans, Google Maps ou Waze pour que le diagnostiqueur puisse se rendre à son rendez-vous.

Si les rendez-vous ont été planifiés avec LicielWeb, ils apparaîtront sur l’application. Dans le cas où les rendez-vous ont été planifiés sans LicielWeb, ils n’apparaîtront pas sur l’application.

Synchronisation du calendrier vers son smartphone

Vous avez la possibilité de synchroniser l’agenda LicielWeb avec votre agenda Outlook ou Google Agenda.

Dans la notice WikiLiciel intitulée Synchronisation Agenda, vous pouvez retrouver toutes les explications pour réaliser cette manipulation.

A savoir qu’en cas d’ajout ou de suppression sur l’agenda LicielWeb, la synchronisation sur votre agenda ne se fera que le lendemain matin. Cela n’est donc pas automatique.

Par ailleurs, s’il y a un ajout ou une suppression depuis votre calendrier du téléphone, il n’y aura pas de synchronisation avec l’agenda LicielWeb. La synchronisation ne se fait que dans un seul sens : LicielWeb à Agenda.

Agenda LicielWeb

Lorsque le paramétrage est terminé, notez qu’il est normal que votre calendrier soit vide, même si vous avez programmé des rendez-vous via votre logiciel terrain V4.

Afin que les rendez-vous apparaissent sur l’agenda géolocalisé, il faut que les rendez-vous soient programmés avec LicielWeb. Une fois les rendez-vous programmés avec LicielWeb, vous verrez uniquement les rendez-vous sur jour J et J+1 dans la zone entreprise de votre logiciel terrain V4. De plus, les rendez-vous apparaîtront sur l’application mobile.

Au contraire, si des rendez-vous ont été programmés sans LicielWeb, ils apparaîtront aussi dans la zone d’échange entreprise dans le logiciel terrain V4, dans le cas où vous les avez mis dans la zone d’échange entreprise. De ce fait, vous verrez tous les prochains rendez-vous programmés, même s’ils auront lieu dans 2 semaines.

Ajout manuel des dossiers dans la zone d’échange entreprise

Comme vous pouvez le voir sur les captures d’écran ci-dessous, il y a des dossiers avec un calendrier contenant une croix rouge. Cela indique que le rendez-vous n’est pas présent dans la zone d’entreprise sur le logiciel terrain V4.

Pour envoyer un dossier sur cette zone, soit cela peut être fait depuis l’onglet « Dossiers » en cliquant sur le calendrier, soit en se rendant directement sur le dossier du client et en cliquant sur « Non présent dans la zone d’échange ».

Vous pouvez voir en haut à droite de l’écran les dossiers actuellement présents dans la zone d’échange entreprise.

Importer les menus déroulants dans le logiciel terrain V4

Il faut faire attention lorsque l’on souhaite importer les menus déroulants de LicielWeb vers le logiciel terrain V4. En effet, les menus déroulants sur LicielWeb sont beaucoup moins complets que sur le logiciel terrain V4. Ils concernent principalement les généralités, comme vous pouvez le voir sur la capture d’écran ci-dessous :

Lorsqu’on se rend sur le logiciel terrain V4, on se rend compte que les menus déroulants sont beaucoup plus nombreux, puisqu’ils sont aussi utilisés pour ajouter des descriptions lorsque le diagnostiqueur sera sur le terrain.

On peut voir cela sur la capture d’écran ci-dessous :

De ce fait, lorsque vous importez des paramètres dans le logiciel terrain V4 (de LicielWeb vers la V4), il ne faut JAMAIS COCHER « Menus déroulants », sans quoi vous perdrez toutes les descriptions faites dans les menus déroulants renseignées dans le logiciel terrain V4.

Transférer les paramètres d’un poste à un autre

Pour transférer tous vos paramètres d'un ordinateur à l'autre, il existe un article WikiLiciel expliquant toutes les démarches à suivre.

Il est essentiel que le PC de référence soit correctement paramétré afin que ce même paramétrage soit ensuite transféré vers d’autres postes de la société.

Où trouver les dossiers stockés sur le PC ou la tablette

Dans l’éventualité où vous avez coché « Récupérer les dossiers non présents, prévus après le XX/XX » dans la fenêtre « Options LICIEL Cloud », ces données seront stockées localement sur le poste où cette option a été cochée.

Pour retrouver vos dossiers localement, suivez les indications :

Ouvrez l’explorateur de fichiers (caractérisé par un dossier jaune).
Cliquez sur OS (C :).
Sélectionnez LICIEL_Diagnostics : contient toutes les données des dossiers, classées par année, ainsi que la base de données.
Sélectionnez LICIEL_Programmes : contient les éléments du logiciel (paramètres, menus déroulants, composants techniques…).

Suppression des données sur le cloud

Pour rappel, vous avez le droit à 30 Go de stockage inclus avec LicielWeb. Dans le cas où vous souhaitez libérer de l’espace, vous devrez supprimer des données sur le Cloud.

ATTENTION ! Avant de supprimer des dossiers sur le Cloud, vous devez effectuer une manipulation au préalable. Rendez-vous sur votre logiciel terrain V4 et cliquez sur « Dossier partie terrain » – « Liciel Cloud » – « Paramétrage de synchronisation LICIEL CLOUD ». La fenêtre « Options LICIEL Cloud » apparaîtra. Ensuite, vous devrez modifier la date « Envoyer les dossiers postérieurs au XX/XX », comme sur la capture d’écran ci-dessous :

Si vous ne modifiez pas cette date, votre logiciel terrain V4 continuera à envoyer des dossiers sur le cloud et votre nombre de Go ne diminuera pas. N’oubliez pas d’enregistrer au préalable tous les dossiers que vous allez supprimer, sur un disque dur externe.

Ensuite, allez sur LicielWeb, cliquez sur « Outils » – « Paramètres du logiciel » – « Sauvegarde » – « Volume de données ». C’est depuis cet endroit que vous pourrez supprimer vos données présentes sur le Cloud.

Toutes les informations utiles peuvent se retrouver directement depuis l’article WikiLiciel LICIEWEB - Suppression des dossiers sur le Cloud.

Activation Payplug

Lorsque vous avez souscrit à LicielWeb, vous recevez le lendemain un e-mail pour souscrire à Payplug (système de paiement).

Si vous souhaitez souscrire à Payplug, vous devrez le faire via le lien envoyé dans l’e-mail et les identifiants fournis dans ce même e-mail. Ensuite, faites toutes les démarches nécessaires auprès de Payplug. Vous devrez sélectionner l’offre à 10€ / mois (vous ne payerez pas cet abonnement mensuel, puisqu’il est gratuit avec de Liciel) et rentrer toutes vos informations. Un commercial de Payplug reprendra contact avec vous pour finaliser votre commande.

Une fois l’inscription terminée, vous devrez nous renvoyer l’identifiant, le mot de passe et la clé API sur notre boîte mail service.client@liciel.fr. Nous nous chargerons ensuite de transférer l’e-mail au service technique qui pourra mettre en place Payplug sur votre LicielWeb. Lorsque Payplug sera actif sur votre Extranet, vous en serez informé par e-mail.

Bug pour accéder à LicielWeb

Dans l’e-mail reçu contenant l’identifiant et le mot de passe pour accéder à votre compte LicielWeb, vous devrez cliquer sur le lien présent dans cet e-mail pour accéder à l’URL de votre compte LicielWeb.

Dans l’éventualité où vous voyez « 404 » affiché sur votre écran et que vous ne parvenez pas à accéder à la page de connexion, vous avez la possibilité de résoudre le problème.

Pour ce faire, il vous suffit de supprimer toutes les informations après le / et de le remplacer par login-back. Cela vous donnera accès à la page de connexion pour LicielWeb.

Recherche de notices WikiLiciel pour LicielWeb

Il existe une multitude de notices Wikiliciel mises à votre disposition afin de vous permettre une prise en main optimale de l’outil.

Pour ce faire, il vous suffit de taper « backoffice » dans la barre de recherche et vous aurez tous les articles en lien avec LicielWeb.

Assistance technique

A la fin du paramétrage, si vous rencontrez des problèmes ou que vous avez besoin de plus amples explications, vous avez la possibilité de souscrire l’assistance technique pour 19€ HT / mois. En souscrivant à ce pack, cela vous permet de ne pas payer les 0.35€ par minute lorsque vous appelez l’assistance.

Pour y avoir accès, il doit appeler le n° 02-53-35-40-64 puis taper le n°4.

Si vous n’avez pas souscrit le pack assistance, vous devrez appeler directement depuis le n° de téléphone payant : 08-99-25-00-25 (0.35€ / minute).